När det nya coronaviruset började spridas i Europa, men innan något land hade fattat beslut om nedstängning, präglades Hillroms verksamhet i Amsterdam av osäkerhet.
– Inledningsvis visste vi inte riktigt vad som hände. Å ena sidan var det många som sade att vi kanske borde göra något, å andra sidan var sjukdomen kanske som en vanlig influensa, säger Ken Sjögren, personaldirektör på bolagets kontor i Amsterdam.
I sitt arbete har han därmed personalansvar för det så kallade Benelux-området (Belgien, Nederländerna, Luxenburg), Norden och Östeuropa. Hillrom verkar över hela världen, och dess 10.000 anställda säljer olika medicintekniska produkter. En av de viktigaste produkterna är högteknologiska britsar för vårdinrättningar.
Att viruset inte ännu hade börjat spridas i USA gjorde också att det inte diskuterades på allvar inom bolaget, trots att det uppträdde i kluster i bland annat Italien och Frankrike.
När det sedan stod klart att coronaviruset skulle kräva speciella åtgärder av bolaget utsågs ansvarspersoner i de olika regionerna för att leda insatserna. Ken Sjögren utsågs till sådan för personalsidan av verksamheten, medan en annan direktör skötte insatserna på affärssidan.
– I början handlade det mycket om riktlinjer och säkerhet. Vi satte upp lappar om hur man tvättar händerna, eftersom vi fortfarande jobbade på kontoret. Sedan började vi fundera på vad vi skulle göra om någon blev sjuk, säger han.
Tömma kontoren
Man avsatte konferensrum för att kunna isolera eventuella sjukdomsfall och man anlitade städare som snabbt kunde rycka in och rengöra om det behövdes för att minska risken för smittspridning.
– Sedan frågade vi oss: ”hur ska vi få hem personen?”. Den kan ju inte gärna åka hem med tunnelbanan. Det var många sådana detaljer att hantera i början.
När så både Belgien och Holland stängde samhället föll det sig naturligt för den del av Hillrom som utgår från Amsterdam att tömma kontoren i hela sitt affärsområde. Detta var i mitten av mars.
Nu vidtog arbetet för att få hemarbetet att fungera för all kontorspersonal.
– Som arbetsgivare har vi ansvar för att våra anställda har en vettig arbetsplats hemma. Vi skickade stolar, skärmar och annan utrustning till alla som behövde det, säger han.
Respekt
Även i de länder som inte stängdes i samma utsträckning som Belgien och Holland valde Hillrom alltså att skicka hem kontorspersonalen. Man ville både att alla anställda skulle behandlas lika, men också ta ett samhällsansvar för att minska risken för smittspridning. Det innebar att alla anställda i Stockholm skickades hem, men även de flesta tjänstemän som arbetar på fabriken i Luleå.
– Det var lite frustrerande för vissa, eftersom covid knappt fanns i Luleå till en början, och fabriken ligger flera kilometer utanför staden utan någon kollektivtrafik, säger Ken Sjögren.
Eftersom Hillrom både utvecklar, tillverkar och säljer sina produkter har man inte bara kontorspersonal utan även fabriker, servicetekniker och försäljare. Säkerheten för dessa måste också tas i beaktande.
– Att stänga ner kontor är inte så svårt, men samtidigt har vi hållit fabrikerna öppna och vår fältpersonal som till exempel meckar på våra sängar måste kunna arbeta.
En sak man snabbt bestämde sig för var att respektera att folk var rädda och aldrig tvinga någon till något. Däremot såg man till att skaffa fram nödvändig skyddsutrustning för dem som behövde sådan.
– Det var inte alldeles enkelt att få tag på skyddsutrustning i mars-april. Vi behövde få tag på den, samtidigt som vi inte ville konkurrera med vårdens behov.
Nära kontakt
I dag finns det rutiner på plats för säljpersonalen som hjälper dem utvärdera behovet av fysiska besök till kunder. Om det frågeformulär de behöver fylla i inför besöket visar att det är nödvändigt behöver Ken Sjögren och regionens vd godkänna det. Proceduren innebär både att man ökar säkerheten för de anställda, men den underlättar också pappersarbetet med myndigheterna. I Holland och Belgien måste nämligen alla besök av den typen rapporteras.
När alla praktiska åtgärder började vara på plats följde nästa steg för Ken Sjögren, nämligen att se till de anställdas mentala hälsa.
– Vi tog beslutet att alla chefer ska ha nära kontakt med sina medarbetare. Därför har vi ringt till dem, lyssnat, frågat hur det mår och om vi kan göra något för dem. Jag har ringt många och vår vd för hela regionen har också ringt.
Man har också försökt sätta in åtgärder för att efterlikna den sortens situationer som uppstår i en kontorsmiljö.
– Vi skickade hem jordnötter till folk och så tog vi en öl efter jobbet över Teams eller Webex. Vi började också med veckobrev där olika personer tipsade om musik och filmer, uppger han som exempel.
Inte stort steg
Hemarbetet fortsätter nu i Ken Sjögrens ansvarsområde till den 1 september. Sedan ska situationen utvärderas. Efter 15 år inom personalfrågor i flera olika företag är han nöjd med hur Hillrom hanterat situationen.
– Jag tror vi har gjort rätt saker. Trots att vi är ett vinstdrivande företag har vi satt de anställda främst och inte snålat. Det är klart det hade varit lättare om vi planerat tidigare och kanske lyssnat mer på våra asiatiska kolleger som stängde ner redan i februari. Men i slutändan tror jag vi bara haft åtta bekräftade covid-fall bland alla 10.000 anställda.
Att krisen kommer att förändra synen på distansarbete tror han är både oundvikligt och önskvärt.
– Jag tror alla företag för den diskussionen just nu. Det verkar finnas ett behov av en plats att samlas på eftersom det finns en social aspekt av det hela. Våra anställda säger att de gärna jobbar till exempel tre dagar i veckan hemifrån och två dagar på kontoret för att ha möten. Man kan visserligen ha möten över Teams, men ansikte mot ansikte är fortfarande att föredra.
De korta diskussioner på fem minuter som tidigare sköttes när man träffades i korridoren tar nu en halv timme i anspråk när man bokar in distansmöten.
Han noterar att det kan vara stor skillnad på hur olika företag utvecklas på området beroende på hur deras tidigare syn på distansarbete var. På Hillrom har distansarbete länge varit möjligt, vilket gör att steget inte är så stort.
Han menar att man inom Hillrom tydligt märkt att produktiviteten ökat i och med allt distansarbete.
– Det som har hänt nu är att de företag som misstänkliggjort anställda som velat jobba hemifrån nu har blivit motbevisade.
 

Henrik Herlin