Landskapsregeringen beställde specialrevisionen av ÅMHM efter en granskning av Ålandstidningen som visade att flera djurskyddsärenden som hanterats inom myndigheten blivit liggande i flera år och att dokumentationen i många fall varit bristfällig.
I specialrevisionen har man granskat processen för ärendehantering och förvaltningsförfarande. Granskningen har utförts genom stickprovsgranskning och man har jobbat mot förvaltningslagens skrivelse om att prövningsärenden, så vitt det är möjligt, ska tas upp till avgörande inom 90 dagar. Tillsyns-ärenden har man granskat efter huruvida de har behandlats utan dröjsmål eller ej.
Revisionsbyrån har särskilt tittat på djurskyddsärenden och där konstaterar man att det har funnits fall där det förekommit problem i hanteringen, vilket har lett till långa handläggningstider.
Passivt och ineffektivt
Både vad gäller prövningsärenden och tillsynsärenden konstateras i rapporten att de långa handläggningstiderna i vissa fall orsakats av faktorer utanför ÅMHM:s kontroll, som att behövligt material inte lämnats in i tid. Men ineffektivt och passivt agerande av myndigheten är ändå den största orsaken.
Man skriver också att ÅMHM i sin hantering av ärendena varit långsamma på att begära in handlingar av berörda parter och att det därför finns anledning att se över uppföljningsrutiner och praxis för inbegärande av uppgifter och kompletteringar.
I ett prövningsärende dröjde det exempelvis fyra år innan ÅMHM skickade in en begäran om utlåtande till landskapsregeringen. Ett annat tillstånds-ärende kunde ha avslutats ett år tidigare om ÅMHM hade kontaktat byggnadsinspektionen för att säkerställa att en ligghall konstaterats vara acceptabel.
”Det visar på att det finns ärenden som blivit öppna trots att de inte krävt särskilt ovanliga åtgärder”, skriver man i rapporten.
Bristande dokumentation
Revisorerna skriver i rapporten vidare att man observerat att ÅMHM förhållandevis ofta förlitar sig på uppgifter som man fått av motparter. I bland annat flera djurskyddsärenden är det fattade beslutet grundat på uppgifter vars riktighet inte har kontrollerats.
I ett antal ärenden har dokumentationen därtill varit så bristfällig att det är omöjligt att svara på varför ärendet inte avslutats. Flera ärenden har blivit liggande utan att ÅMHM agerat.
Man konstaterar att det finns flera avslutade ärenden som av oklara orsaker ändå betecknats som ”handläggs” i myndighetens system.
Sedan 2017 har handläggningstiderna för både prövningsärenden och tillsynsärenden minskat och revisorerna skriver i rapporten att det skett en positiv förändring i hanteringen av ärenden under 2019.
Som helhet konstateras att ÅMHM bör skapa en process där myndigheten och dess tjänsteinnehavare kan följa med i vilket skede olika ärenden är.
”Systematiska och väldokumenterade processer och arbetssätt är också nödvändiga för att kunna följa med om ÅMHM:s resurser är tillräckliga”, skriver man.

Kevin Eriksson