Enligt den åländska arkivlagen från 2004 ska bland andra samtliga kommuner ha arkivplaner som reglerar vilka handlingar som ska sparas varaktigt och vilka som kan gallras ut. Men snart 18 år efter lagändringen finns endast två gällande planer: en för landskapsregeringens allmänna förvaltning, och en för Lemlands kommun.Jomala kommunstyrelse beslöt visserligen om en arkivplan den 22 augusti 2016 – men den har ännu inte fått grönt ljus från landskapsarkivet och landskapsregeringen, som enligt lagen ska fastställa planerna före de träder i kraft.– Varför vet vi faktiskt inte. Jag har frågat flera gånger, men det enda vi har fått veta är att planen inte kan fastställas som den ser ut i dag, säger Jomalas kommunsekreterare Mattias Jansryd.Han berättar att osäkerheten skapar en del problem i kommunhuset. De 16 arkivhyllorna i källaren är snart överfulla.– Alla hyllplan utom två stycken är nu fyllda med arkivpärmar. Arkivet blir väldigt svåröverskådligt när vi inte kan göra några gallringar, och vårt digitaliseringsarbete försenas.KommunikationsmissArkivarie Inger Johansson arbetar med arkivplanerna vid landskapsarkivet.– Min uppfattning är att vi har meddelat Jomala att kommunens arkivplan behöver fördjupas och breddas före den kan fastställas. Men om vi har varit otydliga i kommunikationen är det något vi får ta åt oss av.Vad är det som behöver ändras i planen?– Den nuvarande planen är för minimalistisk. Det är inte någon dålig plan, men den bör vara mer utförlig gällande vad som ska sparas respektive vad som kan gallras ut.Inger Johansson säger att hon hoppas att missförstånden nu är över, och att landskapsarkivet kan hjälpa Jomala med att snart uppdatera planen.Hur snabbt kan den därpå godkännas?– Det enda som kan ta lite längre tid är inhämtandet av ett yttrande från Riksarkivet i Finland. Det kan tyvärr ta ett par månader.Högre kravMattias Jansryd säger att han är förvånad över att landskapsarkivet ställer högre krav på Jomalas arkivplan jämfört med kraven på Lemlands dito, som snabbt godkändes 2013.Inger Johansson håller med om att de båda planerna är jämförbara.– De ligger på samma nivå, men kraven är högre i dag eftersom arkivplaner bör uppdateras kontinuerligt. Vår målsättning är att såväl förslag till nya planer som redan gällande planer nu ska fördjupas och breddas i samma anda.Hon säger att landskapsarkivet står redo att hjälpa Jomala med förvaringsutrymmen om alla viktiga och mindre viktiga kommunhandlingar inte ryms i Prestgårdenby i väntan på den första gallringen.– En tänkbar lösning är att kommunen fram tills att planen kan antas förvarar delar av sitt arkiv i landskapsarkivets utrymmen, säger Inger Johansson.
 

Robert Vickström